2025年6月授位研究生：  

  根据学校通知，本学期授学位研究生学位档案整理工作将分为两部分进行，请严格按要求认真整理。归档材料各团队研究生秘书派专人于6月20日上午9:30到教学五楼110研究生办公室领取，按要求整理后于6月23日14:00前按团队为单位交回研究生办公室。特别提醒：请根据个人需求于离校前自行至成绩单打印终端进行打印留存备用，一旦研究生管理系统设置为离校状态将无法实现自助打印，后果自负。

一、归档内容

1.学位档案材料1份；

2.归档学位论文1本（线装本，论文另附不用装订在卷中），论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字。各团队请将学位档案材料与线装论文分别整理后报送；

3.博士生论文答辩照片三张：博士三张纸质版照片装一个信封，信封上写学生学号、姓名与类型。

（1）导师与学生合照。（照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师）

（2）学生与全体答辩委员合照。（照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与答辩委员会）

（3）学生本人答辩正面照。（照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ正在答辩）

二、“山东大学信息化公共服务平台”中有关信息录入

学生领取学位档案后，登陆并完成“山东大学信息化公共服务平台”中有关信息录入：登陆“山东大学研究生服务平台”（https://service.sdu.edu.cn/）选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，进入卷内目录填写界面。
 1.填写数据要求如下： （形成时间为当时填写此材料的时间）。例：

材料名称	形成时间	份数	页数	备注
博士、硕士学位论文 答辩申请书	2025.05	1	4

 2.页面中显示灰色部分为系统自动生成，学生不能更改；

 3. （1）形成时间格式为YYYY,MM；

   （2）份数为同一种类型的材料有几份，份数为数字格式；

   （3）页数是指同一种类型的材料一共有多少页，份数为数字格式，单面为1页双面如果都有内容为2页。如：论文答辩表决票5份，每份1页，那么份数填5 ，页数填5 ；

   （4）论文页数填写论文总页数。

 4.信息填写完毕后，点击提交按钮。  

三、打印学位档案的卷内目录，并依照目录整理档案

  选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，点击“打印”按钮，打印卷内目录。然后，根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。（确认毕业证、学位证书编号已生成再打印！）

（一）档案材料的整理与立卷

归档学位文件材料要做到齐全、完整、准确、系统。（答辩真实性承诺书及论文修改情况表目录里没有附在最后备考表前）

 1.打印卷内目录

学生在系统中打印，目录页不编页码，目录后的一页为第一页。

 2.排序

 博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列；

3.表决票的粘贴方法

左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张表决票右下角标流水号。

 4.编码：

按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（ 1、2、… ）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号,白纸不标，学位论文仅在封面右下角接学位档案末页进行编号（例如学位档案最后一页为 103 页码，学位论文仅在封面右下角编写 104，论文里面无需按照这个顺序编号）。编号完成与卷内目录核对页号是否一致（页号为此材料的起始号，系统自动生成，如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误，请修改更正。）

 5.填写卷内备考表：

下载附件《备考表》，填写时间2025.6.30，立卷人和审核人空着，此表按顺序附最后一页即可，不需编号。

 6.填写卷皮：学院统一发放

（1）案卷题名：山东大学 2024-2025 学年毕业（本人姓名） 博士/硕士学位申请书、学位论文等。

（2）归档单位：基础医学院

（3）起止时间：卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间。例如2021.09-2025.06

（4）页号：以卷内目录中截止页号为准

 7.装订：

除学位论文外，其它材料按规范要求装订成册（卷内目录+材料+备考表）。方法是三孔一线，装订前应去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。三孔一线方法如图：

将线两头分别穿入中间形成的线孔中拉紧系死扣即可

 8.文件组卷：

博士、硕士学位材料按人组卷，一人一卷。一般每卷不超过 200 页；

（二）学位档案规格与质量要求

 1.凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿，必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。

 2.归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。

 3.归档文件材料应统一规格。

 4.归档学位论文必须是线装本，扉页内容需手写。（论文另附不用装订在卷中）论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字

（三）各团队秘书及学生个人必须核查以下归档材料及内容

序号	检查内容	备注
格 式  部 分	1	卷内目录是否自己在系统内打印。
	2	是否按照各自相应“卷内目录 ”的文 件序号循序进行排列。
	3	标号是否正确。	按序排好后在材料每一文字页（有字 页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺 次编写流水号（ 1、2、… ）直到最后 一页，空 白纸不标号，表决票每张标号, 白纸不标。
	4	编号完成与卷内目录核对页号是否一致。	与《卷内目录》核对页号是否一致。 页号为此材料的起始号，系统自动生 成，如果不一致则说明系统中自 己页 数填写错误或自 己编号错误，请修改 更正。
	5	最后一页是否为备考表。	备考表立卷时间填写：2025.6.30
内 容     部 分	1	归档的学位文件材料是否均为原件。 研究生学位论文是否为打印原稿，且 为研究生作者本人及其导师亲笔签名 的正本。
	2	用笔及书写是否符合要求。	归档文件材料应字迹清晰，书写工整， 用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝 黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠 笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要 求者，必须予以纠正。
	3	归档论文是否为线装本。	1本线装论文与归档材料同时提交
卷皮    部分	1	案卷题名：山东大学 2024-2025 第一学 期毕业（本人姓名） 博士（硕士）学 位申请书、学位论文等。
	2	归档单位：基础医学院
	3	起止时间：卷内文件最早时间-卷内文 件最晚时间。例：2020.12-2025.06
装订   部分	1	学位档案材料是否按规范要求线装成册
	2	是否为三孔一线法，线是否拉紧系好。
	3	装订前是否已去掉文件材料上的金属 钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。
	4	是否将装订本侧面的棱折好。	一般20 页左右一个棱

四、特别提示:

 1.学位档案中一式两份的材料只放一份（如在职资格审核简况表及学位审批书、成绩单）

 2.在职人员人事档案存放材料：

  硕士：报名资格审核简况表、学位审批书（专业申请书）、成绩单各一份；  

  博士：专业申请书、学业成绩考核表各一份，递交所在单位人事部门进行归档。

 3.学位论文务必要有本人及导师的签名。

 4.请检查各自学位审批书（申请书）最后一页“学位证书编号”一栏是否填写及毕业审批表中“毕业证书编号”一栏是否填写，相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询。所有盖章签名处有无缺漏，时间是否填写完整。

五、提交时间及方式：

 档案整理好后，各研究生于2025年6月23日14:00前交各团队研究生秘书处，请秘书老师收齐后交研究生办公室。

 备考表.pdf