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关于2024年6月授位研究生学位档案归档通知
作者:徐老师  来源:   发布时间:2024-06-19 09:52:32  浏览次数:

2024年6月授位研究生:  

 根据学校通知,本学期授学位研究生学位档案整理工作将分为两部分进行,请严格按要求认真整理。归档材料各团队研究生秘书派专人于6月21日下午16:00前到教学五楼110研究生办公室领取,按要求整理后于6月25日10:00前按团队为单位交回研究生办公室。特别提醒:请根据个人需求于离校前自行至成绩单打印终端进行打印留存备用,一旦研究生管理系统设置为离校状态将无法实现自助打印,后果自负。

一、《研究生管理系统》中有关信息录入

登陆并完成《研究生管理系统》中有关信息录入。

1、登陆《研究生管理系统》(http://www.gradms.sdu.edu.cn/login)选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单,进入卷内目录填写界面。
填写数据要求如下: (形成时间为当时填写此材料的时间

例如:


材料名称

形成时间

份数

页数

备注

博士、硕士学位论文

答辩申请书

2024.05

1  

4



(1) 页面中显示灰色部分为系统自动生成,学生不能更改;

(2) 形成时间格式为YYYY,MM;

(3) 份数、页数为数字格式;份数为同一种类型的材料有几份(单面为1页双面如果都有内容为2页);页数是指同一种类型的材料一共有多少页,如论文答辩表决票5份,每份1页,那么份数填5 ,页数填5 (即1×5);毕业学位论文页数填写论文总页数;信息填写完毕后,点击提交按钮。



表决票的粘贴方法如图:左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张表决票右下角标流水号。

     

二、打印学位档案(JX1213)卷内目录、整理档案
选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单,点击“打印”按钮,打印卷内目录。然后,根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。(确认毕业证、学位证书编号已生成再打印!)

1. 本次上交材料数量要求:

(1)归档文件材料1份,归档学位论文1份(线装本,论文另附不用装订在卷中), 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字。各单位按照一份材料+1本论文的顺序排好;

(2)博士生论文答辩照片三张,放入独立信封。

2、文件材料的整理与立卷

原则:归档学位文件材料要做到齐全、完整、准确、系统。(答辩真实性承诺书及论文修改情况表目录里没有附在最后备考表前)

具体整理与立卷步骤如下:

(一) 打印卷内目录:在自己的系统中打印。

(二)文件组卷:博士、硕士学位材料按人组卷,一人一卷。一般每卷不超过 200 页;

(三)排序:博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列;

(四)编码:按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号( 1、2、… )直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标,学位论文封面右下角接学位档案末页进行编号。 编号完成与卷内目录核对页号是否一致(页号为此材料的起始号,系统自动生成,如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误,请修改更正。)

(五)填写卷内备考表:学院统一发放按顺序附最后一页即可,不用编号.时间填写2024.6.30

(六)填写卷皮:学院统一发放

案卷题名:山东大学 2023-2024 学年毕业 xxx(学生姓名) 博士(硕士)学位申请书、学位论文等。

归档单位:基础医学院

起止时间:卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 例如: 2020.09-2024.06

页号: 以卷内目录中截止页号为准

装订:除学位论文外,其它材料按规范要求装订成册(卷内目录+材料+备考表)。方法是三孔一线,装订前应去掉文件材料上的金属钉(整个卷不允许有任何金属装订物。三孔一线方法如图:

将线两头分别穿入中间形成的线孔中拉紧系死扣即可

3、文件材料的规格与质量

(一) 凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿,必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。

(二) 归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。

(三) 归档文件材料应统一规格。

(四)归档学位论文必须是线装本,扉页内容需手写。(论文另附不用装订在卷中) 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字

(五)照片归档具体规格如下:

(1)博士生论文答辩照片三张,包括导师与学生合照、学生与全体答辩委员合照、学生本人答辩正面照。 (每张照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师,ⅹⅹⅹ正在答辩,ⅹⅹⅹ与答辩委员),每人装一个信封,信封上写学生学号、类型与姓名)。

4.需要检查的内容(见下表)




序号

检查内容

备注

1

卷内目录是否自己在系统内打印


2

是否按照各自相应卷内目录的文件序号循序进行排列


3

标号是否正确

按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号( 1、2、… )直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标。

4

编号完成与卷内目录核对页号是否一致


5

最后一页是否为备考表

备考表立卷时间填写:2024.6.30

1

归档的学位文件材料是否均为原件。研究生学位论文是否为打印原稿,且为研究生及其导师亲笔签名的正本


2

用笔及书写是否符合要求

归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。

3

归档论文是否为线装本

1本线装论文与归档材料同时提交

1

案卷题名:山东大学 2023-2024学年毕业 (本人姓名) 博士(硕士)学位申请书、学位论文等。


2

归档单位:基础医学院


3

起止时间:卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如: 2020.09-2024.06


4

页号:以卷内目录中截止页号为准


1

除学位论文外,其它材料是否按规范要求装订成册。


2

是否为三孔一线法,线是否拉紧系好;


3

装订前是否已去掉文件材料上的金属钉(整个卷不允许有任何金属装订物)。






提交时间及方式

档案整理好后,各研究生于2024年6月25日10:00前交各团队研究生秘书处,请秘书老师收齐后交研究生办公室

特别提示:

1、学位档案中一式两份的材料只放一份(如在职资格审核简况表及学位审批书(成绩单.)

2、在职人员人事档案存放材料:硕士:报名资格审核简况表(资格审查结束时已返还)、学位审批书(专业申请书)、成绩单各一份;  博士:专业申请书、学业成绩考核表各一份,递交所在单位人事部门进行归档。

3、学位论文务必要有本人及导师的签名。

4、请检查各自学位审批书(申请书)最后一页“学位证书编号”一栏是否填写及毕业审批表中“毕业证书编号”一栏是否填写,相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询。所有盖章签名处有无缺漏,时间是否填写完整。


 
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