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关于2017年6月授位研究生学位档案归档通知
作者:  来源:  发布时间:2017-06-21 08:59:31  浏览次数:6426
  根据学校通知,本学期授学位研究生学位档案整理工作将分为两部分进行,请严格按要求认真整理归档材料与各团队秘书联系领取

一、《研究生管理系统》中有关信息录入。

登陆并完成《研究生管理系统》中有关信息录入。

1、登陆《研究生管理系统》(http://www.gradms.sdu.edu.cn/login)选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单,进入卷内目录填写界面。 
填写数据要求如下: (
形成时间为当时填写此材料的时间

例如: 
 

材料名称

形成时间

份数

页数

备注

硕士学位论文

答辩申请书

2017.05

1

4

 


页面中如显示灰色部分为系统自动生成,学生不能更改。

其中,形成时间格式为YYYY,MM,份数、页数为数字格式;份数同一种类型的材料有几份页数是指同一种类型的材料一共有多少页(单面为1页双面如果都有内容为2),如:论文答辩表决票5份,每份1页,那么份数填5 ,页数应该填5 ;论文页数填写论文总页数。信息填写完毕后,点击提交按钮。 
表决票的粘贴方法如图:左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张右下角标流水号.


            http://www.medgrade.sdu.edu.cn/upload/1262840948.jpg


二、打印学位档案(JX1213)卷内目录、整理档案 
选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单,点击“打印”按钮,打印卷内目录。然后,根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。

1. 本次上交材料数量要求:

1)归档文件材料1份,归档学位论文1份(线装本,论文另附不用装订在卷中), 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字。各单位按照一份材料+1本论文的顺序排好;

2)博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张(博士2\硕士1寸) ;

3)博士生论文答辩照片三张,放入独立信封

2、文件材料的整理与立卷

原则:归档学位文件材料要做到齐全、完整、准确、系统。

具体整理与立卷步骤如下:

(一) 打印卷内目录:在自己的系统中打印。

(二)文件组卷:博士、硕士学位材料按人组卷,一人一卷。一般每卷不超过 200 页;

(三)排序:博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列;

(四)编码:按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号( 12、… )直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标,学位论文封面右下角接学位档案末页进行编号。 编号完成与卷内目录核对页号是否一致(页号为此材料的起始号,系统自动生成,如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误,请修改更正。)

(五)填写卷内备考表:医学院统一发放按顺序附最后一页即可,不用编号.

(六)填写卷皮:学院统一发放

 案卷题名:山东大学 2016-2017学年毕业 (本人姓名) 博士(硕士)学位申请书、学位论文等。

归档单位:基础医学院

起止时间:卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如: 2008.03-2008.06

页号: 论文封面右下角铅笔编的流水号 

 装订:除学位论文外,其它材料按规范要求装订成册。方法是三孔一线,装订前应去掉文件材料上的金属钉(整个卷不允许有任何金属装订物。三孔一线方法如图:


      http://www.medgrade.sdu.edu.cn/upload/1262841039.jpg

 将线两头分别穿入中间形成的线孔中拉紧系死扣即可

 3文件材料的规格与质量

(一) 凡归档的学位文件材料均应是原件。研究生学位论文打印原稿,必须是研究生及其导师亲笔签名的正本。

(二) 归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。

(三) 归档文件材料应统一规格。

(四)归档学位论文必须是线装本。(论文另附不用装订在卷中) 论文侧面下方“山东大学”下面用碳素笔写上自己的名字

(五)照片归档具体规格如下:

1)博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张(博士2\硕士1寸)

2)博士生论文答辩照片三张,包括导师与学生合照、学生与全体答辩委员合照、学生本人答辩正面照。 (每张照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师,ⅹⅹⅹ正在答辩,ⅹⅹⅹ与答辩委员),每人装一个信封,信封上写学生学号、类型与姓名)。

4.需要检查的内容(见下表)


 

序号

检查内容

备注

 

 

 

1

卷内目录是否自己在系统内打印

 

2

是否按照各自相应卷内目录的文件序号循序进行排列

 

3

标号是否正确

按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号( 12)直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标。

4

编号完成与卷内目录核对页号是否一致

 

5

最后一页是否为备考表

 

 

 

 

1

归档的学位文件材料是否均为原件。研究生学位论文是否为打印原稿,且为研究生及其导师亲笔签名的正本

 

2

用笔及书写是否符合要求

归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。

3

归档论文是否为线装本

1本论文与归档材料放在一起,另外1本单独放

 

 

1

案卷题名:山东大学 2015-2016学年毕业 (本人姓名) 博士(硕士)学位申请书、学位论文等。

 

2

归档单位:医学院

 

3

起止时间:卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如: 2008.03-2008.06

 

4

页号:论文首页右下角铅笔编的流水号

 

 

 

1

除学位论文外,其它材料是否按规范要求装订成册。

 

2

是否为三孔一线法,线是否拉紧系好;

 

3

装订前是否已去掉文件材料上的金属钉(整个卷不允许有任何金属装订物)。

 

4

是否将装订本侧面的棱折好

一般20页左右一个棱


 

提交时间及方式

档案整理好后,各研究生于2017628日前交各团队研究生秘书处,请秘书老师收齐后交研究生办公室领取毕业证和学位证书

特别提示:

1、学位档案中一式两份的材料只放一份(如在职资格审核简况表及学位审批书(或专业学位申请书)成绩单.)

2在职人员人事档案存放材料:硕士:报名资格审核简况表(资格审查结束时已返还)、学位审批书(专业申请书)、成绩单各一份;  博士:专业申请书、学业成绩考核表各一份,递交所在单位人事部门进行归档。

3、学位论文务必要有本人及导师的签名。

4请检查各自学位审批书(申请书)最后一页“学位证书编号”一栏是否填写及毕业审批书中“毕业证书编号”一栏是否填写,相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询。



 
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